Formas de internalização e estratégias para construção de planos locais de comunicação foram os principais temas discutidos na última fase presencial de debates da Política de Comunicação do Instituto Federal do Espírito Santo (Ifes). O encontro foi realizado no Campus de Alegre, no dia 10 de junho, e contou com a participação de líderes de projeto do Planejamento Estratégico, coordenadores de comunicação, servidores da Assessoria de Comunicação (ACS) do Ifes, além de estudantes da instituição.
A diretora do Campus de Alegre, Maria Valdete Tannure, abriu a reunião dando as boas-vindas ao grupo. Representando o reitor do Ifes, a diretora de Gestão de Pessoas, Danusa Simon Robers, se dirigiu aos presentes para ressaltar a importância do trabalho colaborativo para a construção de uma política que “consolide nossa identidade institucional”.
A gestão da marca do Ifes foi o primeiro assunto exposto no dia. A chefe da ACS, Nathália Poloni, apresentou um resumo do que está no manual de aplicação da marca, explicitando seus usos possíveis e os incorretos. Em seguida, o consultor Wilson Bueno, que está auxiliando o Ifes no processo de elaboração da política, fez uma apresentação sobre a situação atual do documento, sintetizando as reuniões e conversas, além das consultas públicas que foram realizadas sobre cada parte do texto.
Ele mostrou um sumário básico de como ficará estruturado o documento: na primeira parte, um texto sobre a importância da política como um instrumento estratégico; depois, o histórico e a metodologia do processo no Ifes; em seguida, 10 capítulos sobre temas que foram debatidos e disponibilizados para consulta; e, por fim, textos complementares sobre o processo de internalização da política e o plano de implementação das diretrizes.
O diretor de Planejamento do Ifes, Elton Siqueira Moura, falou em seguida, propondo um modelo para o desenvolvimento dos planos de comunicação nos campi e o acompanhamento das ações. A ideia é que cada campus identifique seus públicos estratégicos e as expectativas desse públicos para elaborar um plano. Depois disso, o planejamento deverá ser aprovado pelas instâncias competentes e a execução deverá ser acompanhada por meio de indicadores.
Na parte da tarde, as discussões foram focadas nas estratégias para tornar a Política de Comunicação conhecida de todos e implementá-la. A presidente da comissão para estruturação da política, Monia Vignati, apresentou uma proposta de plano e cronograma para as ações, separando em grupos de curto, médio e longo prazo.
Os participantes foram, então, divididos em grupos para pensar atividades de internalização da política, como a criação de campanhas e peças publicitárias, eventos de sensibilização e mesmo a estruturação de comissões locais para acompanhar permanentemente o assunto, entre outras possibilidades discutidas.
Relatos
O evento em Alegre contou ainda com espaço para relatos de experiência e conversas sobre as necessidades relacionadas à Comunicação nos campi. A servidora Eliane Paulo da Silva, responsável pela Comunicação no Campus Venda Nova do Imigrante e membro da comissão organizadora da política, contou que desde o início do processo de construção vem implementando, com apoio de outros servidores, mudanças simples. “Começamos com a busca pela padronização dos uniformes no campus”, apontou.
Depois, foi buscado estruturar melhor a página do campus no Facebook. Para Eliane, a conquista de mais seguidores e de uma frequência melhor de postagens já tem feito a diferença. Ela destaca que foi um desafio participar dessa iniciativa, mas tem sido positivo.
A relações públicas Lara Rios Bueno, servidora da ACS, também relatou suas visitas aos campi e apresentou uma proposta da assessoria a respeito de uma série de breves capacitações que poderiam ser oferecidas aos profissionais interessados, baseando-se nas necessidades apresentadas pelos servidores.
Documento e avaliação
O documento final da Política de Comunicação do Ifes tem previsão de lançamento no dia 31 de agosto. Antes, porém, uma versão consolidada do texto completo será disponibilizada para consulta pública. Com os ajustes pertinentes, a política seguirá para aprovação do Colégio de Dirigentes e do Conselho Superior do Ifes.
Para o consultor Wilson Bueno, que é uma referência na área de comunicação organizacional e trabalhou na construção de várias políticas de comunicação, a avaliação do processo – já em reta final – é essencialmente positiva. “Primeiramente pelo fato de a instituição ter definido que haveria esse nível de transparência e participação. E porque isso não se perdeu, foi mantido ao longo do tempo”, explicou, lembrando dos debates presenciais e das consultas on-line.
Ele acredita que, pela trajetória percorrida, a instituição tem grande chance de ser bem-sucedida na difusão da Política de Comunicação. “Há desafios, temos locais mais adiantados que outros, por exemplo, em termos de Comunicação. No entanto, não há nenhum obstáculo intransponível. Esse foi um momento muito importante, pois dificilmente você tem toda uma organização parada para discutir e pensar a Comunicação. Isso é típico de um processo que foi assumido pela instituição”, avaliou.
